一般事務の概要や仕事内容

一般事務とは

一般事務とは、一般的な事務業務を専門に担当する職業(職種)です。OA事務と呼ばれることもあり、書類作成や問い合わせ対応などを中心に担い、多くの企業や団体で活躍しています。
事務は、経理担当(経理事務)や営業担当(営業事務)など、定められた分野でも活躍していますが、中にはそのような分野分けに当てはまらない事務仕事もあります。そして、それを担うのが一般事務と呼ばれる職種です。そのため、一般事務の仕事の幅は広く、臨機応変な対応が求められます。
また一般事務は、特定の資格やスキルが求められない他、時間外労働も少ない傾向にあることから、昔から人気の高い職種でもあります。ただし、キャリアアップや給与アップを目指すのであれば、専門性の高い業務を身に付けたり資格を取ったりといった努力が必要でしょう。

一般事務の仕事内容とは

一般事務の仕事は毎日行うものから臨時的なものまで幅広く、会社によっても違いがありますが、主な仕事は以下のようなものになります。

• 書類作成
  契約書の作成や資料作成、それらのファイリングなどを行う。
• データ入力・管理
  顧客情報やマーケティングなどのデータを入力し、それを管理する。
• 来客・電話・メール対応
  来客や電話、メールに対し臨機応変に対応する。来客の案内やお茶出しをすることも。
• 備品管理
  事務用品や機器を管理し、必要に応じて発注や調達を行う。

他にも、郵便物管理や会議の準備など、一般事務はその時々に応じた業務を行い、会社の運営をサポートしています。

一般事務になる方法

一般事務として働くために、定められた学歴や経歴、資格などは。ありません。一般事務として企業や団体などに採用されれば、誰でも一般事務の仕事を行うことはできます。
ただし一般的なのは、大学や短大、専門学校、または高校卒業後に一般事務として企業や団体に就職するというルートでしょう。また、中途採用により、事務経験者のキャリアアップや別の職業からの転向などで、一般事務職として就職するケースも多く見られます。
他には、派遣会社に登録して派遣の一般事務として働いたり、アルバイト・パートの一般事務として働いたりといった方法もあります。
一般事務の採用案件は多く、企業の種類や雇用形態も幅広いため、自身の将来的なビジョンやライフスタイルに合った選択はしやすいでしょう。

一般事務に求められる資格や試験

先述のように、一般事務には必ず取得しておかなければならない資格や受けなければならない試験はありません。
ただし、一般事務はExcelやWordを用いた業務が多いため、「MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)資格」の取得は、就職活動および実務に役立つでしょう。
この「MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)資格」とは、ExcelやWordといったマイクロソフト製品を使用するスキルを測る民間資格であり、Excel、Word、PowerPoint、Access、Outlookの5種の試験が実施されています。また、この内ExcelとWord試験については、それぞれ一般レベルとエキスパートレベルの2レベルに分けて実施されており、各レベルの目安は、以下のようになります。

「MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)資格」は世界的にも通用する資格と言われており、これを学習・取得することで、一般事務としてのスキルは上がるでしょう。
ただし、これは一般事務の必須資格ではなく、一般事務としてのスキルを高めるための推奨資格です。

難易度や試験について

「MOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)資格」の合格率は公式発表されておらず不明ですが、一般レベルが約80%、エキスパートレベルが約60%だと言われています。
また、エキスパートレベルはやや難易度は上がるものの、全体的な合格率は高く、難易度はさほど高くはないことがわかります。
試験概要は下表もしくはMOS(マイクロソフトオフィススペシャリスト)公式ホームページをご確認ください。

※2020年現在の試験概要です。

今後の一般事務の将来性

事務は、あらゆる分野の企業運営において、また団体や自治体の運営において、欠かすことのできない業務です。日本ではまだまだアナログな方法で事務を行っている会社も多く、一般事務の需要は保たれています。そして、今後も一般事務の担う仕事がなくなることはないでしょう。
とはいえ、近年では技術の進化により、コンピューターやインターネットを用いた便利なツールが多数生み出され、事務作業は効率化されつつあります。今後、今まで一般事務が担ってきた仕事が、機械に代替されることもあるでしょう。そうなれば、一般事務の人件費は削減され、需要が減ることも予想されます。
そして、このような需要減少の流れに負けず、一般事務として活躍を続けるためには、簿記やITなどといった専門的な事務スキルを身に付けることが求められます。

一般事務の就職先

一般事務の就職先は、民間企業から団体、自治体など、多岐に渡ります。運営されているほとんどの組織において事務担当者は必要であるため、常に求人は多数出されています。また、学歴不問で未経験者を受け入れるなど、就職にあたっての条件も厳しくはないことが多いため、就職自体はしやすいでしょう。
さらに、一般事務の就職は雇用形態も幅広く、正社員、派遣社員、契約社員、アルバイト、パートなど、さまざまな働き方が可能です。雇用形態によって待遇は変わりますが、ライフスタイルに合わせた働き方がしやすく、環境が変わっても仕事を続けやすい職種だと言えるでしょう。

一般事務の平均年収・MAX年収

一般事務の年収は300万円前後、月給は22万円前後が相場です。この水準は、日本人全体の平均年収である約450万円と比べると、やや低めであると言えるでしょう。しかし、一般事務の中には入社して間もない人が多く、また派遣社員や契約社員として働いている人も多いため、このように水準が押し下げられているとも考えられ、正社員で働く一般事務の中には、平均を大きく超える年収を得ている人もいます。
また、一般事務の年収は、キャリアや勤める企業の規模、地域などによっても大きく変わります。
さらに、アルバイトおよびパートとして一般事務職についている人も多く、その場合の時給は、1500円前後が相場になります。

一般事務に向いているのはこんな人

一般事務は、毎日パソコンや資料に向かって、決められた仕事を行うことが多い職業です。そのため、ルーティンワークやデスクワークが苦にならず、こつこつと一人で作業をすることが好きな方は、この職業に向いています。逆に、アクティブに動く仕事がしたい人や細かなパソコン作業が苦手な人は、一般事務には向かないでしょう。
また、優れた対応力や几帳面さも、一般事務には必要です。一般事務は他の社員から仕事を頼まれることが多く、それらに対する柔軟な対応が必要になるためです。さらに、資料作成やデータ入力ではちょっとしたミスがトラブルに繋がる恐れもあるため、正確な作業が行える几帳面さも大切です。
加えて、気遣いができる人も一般事務には向いています。なぜなら、一般事務には毎日の事務業務を行うだけでなく、裏方として周りの人のサポートをすることも求められるからです。同僚のサポートをしたり、上司や社員が求めることを先回りして考えられたりできれば、全体の業務がスムーズに回り、一般事務として重宝されるでしょう。

一般事務に関連する職業や資格

一般事務に関連する職業

事務職には、一般事務と呼ばれるもの以外にも多くの種類があり、その例としては、営業事務や経理事務、総務事務などが挙げられます。これらは一般事務と同じく、多くの企業で活躍している事務職であり、営業事務ならば営業、経理事務ならば経理など、各分野に特化した事務仕事を担っています。
また、貿易事務や医療事務、介護事務など、専門的な事務を行う事務職も存在し、これらも一般事務の関連職に数えられます。ただし、一般事務に比べると、これらの事務が行う仕事は専門性が非常に高く、独自のスキルが求められます。

一般事務に関連する資格

一般事務には、特定の資格取得は必要ありません。しかし、「日商簿記検定」や「文書情報管理士」、「秘書検定」などは、一般事務にとっても役立つ資格として知られています。
「日商簿記検定」とは、簿記のスキルを測るステイタスの高い検定であり、経理をはじめとしたさまざまな事務に役立てられます。
また「文書情報管理士」とは、資料や伝票などビジネスにおいて発生する文書の管理スキルを問うもので、書類作成を請け負うことが多い一般事務にとって強みになる資格です。
さらに、「秘書検定」では、マナーや一般常識を中心に学べるため、この資格はあらゆる場合で生かせるでしょう。