秘書の概要や仕事内容

秘書とは

秘書とは、企業の社長や弁護士などに付き、その仕事をサポートする職業です。電話対応やスケジュール管理、文書作成、情報収集などを行い、上司がスムーズに仕事をこなせる環境を整えています。
秘書が付くのは、企業の社長や役員、また医者や弁護士、政治家などです。これらの職種や職業は、本業やその派生業務などこなさなければならない仕事が非常に多いため、秘書はその一部を担い、状況に応じた幅広い業務を行なっています。
また、秘書として付く職種や職業によって、秘書は下記のように呼ばれることもあります。

• 企業秘書
  社長や役員に付いて一般企業で働く秘書のこと。
• 学校秘書
  理事長や学園長に付いて教育機関で働く秘書のこと。
• 医療秘書
  医者や経営者に付いて医療機関や医療関連企業で働く秘書のこと。
• 弁護士秘書
  弁護士に付いて法律事務所で働く秘書のこと。
• 議員秘書
  政治家に付いて政治家事務所で働く秘書のこと。公設秘書と私設秘書に分かれる。

このように、秘書は様々な職種、職業に付き、裏方として組織の運営を支えています。

秘書の仕事内容とは

秘書はその時々で必要な仕事を行うため、その内容は多岐に渡ります。また、どんな職種、職業に付くかによっても、仕事内容は変わります。
ここでは、秘書全般に求められる仕事内容を挙げてみましょう。

• スケジュール管理、出張手配
• 電話、メール対応
• 来客対応
• 文書作成
• 情報収集、資料整理
• 環境整備

このように、秘書の仕事は上司のサポート業務がメインになります。華やかな印象の反面でその仕事内容は裏方に徹するものですが、これは社長や弁護士、医者などが効率良く仕事を行うためには必須です。
また、付く上司によっては、秘書が書類の進捗管理を行ったり原稿作成を行ったり、イベント運営を行ったりすることもあり、担う仕事は多様です。

秘書になる方法

一般企業で秘書になるためには、就職後、秘書課への配属や秘書職への抜擢を受けなければなりません。しかし、企業では希望したからといって秘書職に就けるわけではありません。日頃から与えられた業務をきちんとこなし、配属希望やスキルを人事や上司にアピールしながら、チャンスを待つしかないでしょう。
また、医者や弁護士といった専門職に付く秘書の求人は一定数出されていますが、これに採用されるためにはその分野に関する知識が必要です。学歴や資格、実務経験などが条件にされることもあるでしょう。専門職の秘書を目指すなら、事前にその分野の知識を深めておくことが必要です。
さらに、派遣会社に登録し、派遣社員として企業の秘書を行うという方法もあります。近年では秘書専門の派遣会社も増えており、登録すれば仕事の斡旋が受けられますが、ここでも実務経験が重視されることは多いでしょう。

秘書に求められる資格や試験

秘書には、必ず取得しておかなければならない資格や試験はありません。
ただし、「秘書技能検定」という秘書業務に関わる資格検定は存在し、秘書を目指したり秘書業務に携わったりする多くの人に受験されています。
この「秘書技能検定」とは、「秘書検定」、「秘書検」などとも呼ばれる、文部科学省認定の資格検定です。公益財団法人実務技能検定協会によって実施されており、一般常識やマナー、ビジネス文書などの秘書業務に必要なスキルを学べます。
また、「秘書技能検定」のレベルは1級、準1級、2級、3級の4レベルに分けられ、試験は実技や面接で構成されています。
この検定は就活やキャリアアップにも役立てられるものですが、そのためには2級以上を取得しておいた方が良いでしょう。

難易度や試験について

2019年の「秘書技能検定」の合格率は、1級が25.3%、準1級が44.1%、2級が48.9%、3級が52.5%でした。他の級に比べると、1級の難易度が非常に高いことがわかります。
試験詳細は以下の表、もしかは「秘書技能検定」公式ホームページをご覧ください。

※2020年現在の試験概要です。

今後の秘書の将来性

現代社会では、技術の進化によるAIの活用により、さまざまな業務が短縮化・効率化されつつあります。特にデータに関する仕事については、その流れが顕著です。そのため、情報収集やスケジュール管理といった秘書の担う一部の仕事は、今後コンピューターに代替されていく可能性があります。
とはいえ、秘書という職業の将来性は決して低くはありません。なぜなら、秘書には柔軟な判断や優れたコミュニケーションなどといった、人間ならではの対応が求められるためです。相手の気持ちを汲みながら業務を行うことは、AIには難しいでしょう。よって、今後も秘書という職業がなくなることはないでしょう。
また、秘書はキャリアを積むことで待遇の向上が見込め、需要も増える職種です。そのため、長く続けることが可能であり、その点でも将来性は高いと言えます。

秘書の就職先

秘書の就職先は分野が限定されず、一般企業から学校、病院、政治家や弁護士の事務所まで、多岐に渡ります。その就職方法は、企業などに就職して秘書科に配属されるか、秘書の求人に募集し採用されるかのどちらかでしょう。
ただし、秘書の求人は一定数あるものの、未経験者を採用することは稀です。経験者を求めるケースがほとんどでしょう。また、病院や弁護士事務所、政治家事務所などで秘書業務を行う場合には、その分野の専門的知識が必要とされる可能性があります。
さらに、派遣社員という形で秘書を採用するケースも見られます。この場合は、仕事の繁忙や人材状況に応じて、一定期間の契約の元、秘書業を行うことになるでしょう。

秘書の平均年収・MAX年収

秘書の年収は、300万円〜500万円がボリュームゾーンになります。しかし、500万円以上の年収を得ているケースも多く、中には年収1000万円を超える秘書もいるなど、総合的に見て給与水準は高いと言えるでしょう。これは、秘書という職業の専門性が高いためだと考えられます。
また、勤める企業の規模やキャリアによっても年収は大きく変わります。大企業に所属していたり長いキャリアを積んだりしていれば、より高い年収を得られる可能性もあるでしょう。実際に、秘書の職に就いている人の中では、キャリアの長い40代〜50代の年収がもっとも高くなっているようです。

秘書に向いているのはこんな人

秘書は、上司の仕事をサポートすることが仕事であり、仕事のしやすい環境作りやスケジュール管理を担います。そのため、常に先を読んで行動できる人や気が利く人、管理力のある人が、秘書には向いています。
また、秘書が行う仕事はルーティーンではなく、求められる対応はその時々の状況によって違います。秘書が付くのは立場の高い管理職であることが多いため、こなす仕事の重要性も高く、秘書の対応ミスが大きなトラブルに繋がる可能性もなくはありません。そのようなミスを起こさないためにも、秘書には柔軟で冷静な対応力や優れた判断力が求められます。
さらに、明るく人当たりが良い人や品のある立ち振る舞いができる人、コミュニケーション能力に長けた人も、秘書には向いています。秘書は多くの人と関わる仕事だからです。社内外の重要な立場の人とも顔を合わすことが多い秘書は、その印象が会社の印象を左右することもあるため、品格や印象の良さが求められます。

秘書に関連する職業や資格

秘書に関連する職業

秘書に関連する職業には、医者や弁護士、税理士、行政書士、政治家などがあります。これらは、秘書が付くことが多い職業です。
また、これらの職業はそれぞれが非常に専門的な業務を行っているため、その業務をサポートする秘書にも専門スキルが問われます。場合によっては英語や文書作成のスキルが必要になることもあるでしょう。秘書は業務をサポートする職業であり、本業を行うのは医者や弁護士ですが、その分野に対する知識やスキルは秘書にも同様に求められます。
秘書は医師や弁護士、政治家などの業務をよく理解し、優れた対応力や専門スキルでサポートしながら業務の円滑化に貢献しています。

秘書に関連する資格

「秘書技能検定」以外の秘書に関連する資格としては、まず「CBS（国際秘書）検定」が挙げられます。これは、英語と日本語による秘書実務スキルを測るもので、英語を用いて秘書業務を行う「バイリンガルセクレタリー」を目指す場合に有効です。特にグローバルな活動が多い組織での活躍や就職を目指す場合においては、この資格は大きな強みになるでしょう。
また、ビジネスにおける文書力やマナースキルを測る「ビジネス文書検定」や「ビジネス実務マナー検定」、簿記のスキルを測る「日商簿記検定」なども、秘書のこなす幅広い業務に役立つでしょう。